Vertrauen als Beschleuniger – Warum persönliche Beziehungen im PMO den Erfolg komplexer Programme sichern

In großen Transformationsprogrammen ist das PMO mehr als das organisatorische Rückgrat. Persönliche Beziehungen zu Programmleitung, Sponsoren, Projektleitern und Key-Experten schaffen Vertrauen, helfen Zielkonflikte zu lösen und erhöhen die Geschwindigkeit in der Umsetzung – wenn sie gezielt gepflegt und strategisch genutzt werden.

Die unterschätzte Rolle des PMO

Viele sehen das PMO vor allem als Hüter von Prozessen, Plänen und Governance. In der Praxis ist es jedoch auch Beziehungsmanager, Übersetzer und Vermittler.
In komplexen Programmen mit vielen Beteiligten prallen unterschiedliche Prioritäten, Arbeitsweisen und Erwartungen aufeinander. Hier entscheidet oft die Qualität der persönlichen Beziehungen darüber, ob ein Zielkonflikt schnell gelöst oder wochenlang diskutiert wird.

 

Zielkonflikte sind unvermeidbar – und lösbar

Typische Spannungsfelder:

• Programmleitung vs. Projektleiter – strategische Zielerreichung vs. operativer Realismus
• Sponsoren vs. Fachbereiche – schnelle Erfolge vs. gründliche Ausarbeitung
• IT vs. Business – technologische Machbarkeit vs. fachliche Anforderungen
• Key-Experten vs. Gesamtprogramm – Tiefenoptimierung vs. Termintreue

Gut funktionierende persönliche Beziehungen schaffen hier Vertrauensräume, in denen Interessen offen ausgesprochen und Kompromisse entwickelt werden können – ohne Gesichtsverlust für Beteiligte.

 

Strategien für konstruktive Lösungen

1. Frühzeitige Erwartungsklärung – Stakeholder-Interessen vor kritischen Meilensteinen aktiv einholen.
2. Gemeinsame Entscheidungsgrundlage – Daten, KPIs und Fakten nutzen, um Diskussionen zu versachlichen.
3. Win-Win-Szenarien suchen – z. B. durch Pilotlösungen, gestufte Implementierung oder Parallelpfade.
4. Eskalationen gezielt steuern – nur eskalieren, wenn alle direkten Lösungswege ausgeschöpft sind.

 

Beziehungen sichtbar machen: Power-Relationship-Matrix und Stakeholder-Maps

In großen Programmen lohnt es sich, persönliche Beziehungen und Einflussstrukturen nicht dem Bauchgefühl zu überlassen, sondern zu visualisieren:

• Power-Relationship-Matrix
  • Achse 1: Einfluss auf den Programmerfolg
  • Achse 2: Qualität der persönlichen Beziehung zum PMO
  • Ziel: Identifizieren, wo Beziehungsaufbau Priorität hat
• Stakeholder-Map
  • Netzwerkdarstellung mit formalen und informellen Verbindungen
  • Zeigt, welche Personen Schlüsselrollen im Informationsfluss spielen
• RACI-Map mit Beziehungsebene
  • Ergänzt Rollenverantwortung um das aktuelle Vertrauens- und Kommunikationsniveau

Solche Visualisierungen helfen, blinde Flecken im Beziehungsnetz zu erkennen und gezielt daran zu arbeiten

Praxisbeispiel aus einem internationalen Programm

In einem globalen Transformationsprojekt mit über 20 Teilprojekten und mehreren Sponsoren stellte das PMO eine Power-Relationship-Matrix auf. Die Analyse zeigte:

• Starker Draht zu technischen Projektleitern
• Schwächere persönliche Verbindung zu einem wichtigen Sponsor, der Budgetentscheidungen traf
  Gezielte Maßnahme: Regelmäßige informelle Updates und kurze 1:1-Syncs mit diesem Sponsor – außerhalb der offiziellen Steering-Meetings.
  Ergebnis: Als ein Zielkonflikt zwischen IT-Umsetzung und Budgetrestriktionen aufkam, konnte innerhalb weniger Tage eine abgestufte Lösung gefunden werden, die beide Seiten akzeptierten – ohne Eskalation ins Steering Committee.

 

Best Practices für das PMO

• Beziehungen bewusst aufbauen und pflegen, nicht nur projektbezogen reagieren
• Zielkonflikte nicht vermeiden wollen, sondern konstruktiv moderieren
• Visualisierungstools wie Power-Relationship-Matrix und Stakeholder-Maps regelmäßig aktualisieren
• Erfolge und gemeinsame Lösungen transparent machen – das stärkt Vertrauen langfristig

 

Fazit

In komplexen Programmen ist das PMO nicht nur Prozesswächter, sondern auch Beziehungsarchitekt. Persönliche Verbindungen zu Schlüsselrollen ermöglichen schnellere Entscheidungen, offenere Kommunikation und tragfähige Kompromisse in Zielkonflikten. Wer diese Beziehungen systematisch pflegt und strategisch einsetzt, steigert die Erfolgswahrscheinlichkeit jedes Programms – weit über das hinaus, was Pläne und Governance allein leisten können.

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Über den Autor
Pedro Ferreira Sales verantwortet für Be – Shaping the Future das Service Portfolio Business Process Management und bringt langjährige Erfahrung als Linien- und Projektleiter im Prozessmanagement systemrelevanter Banken ein. Sein besonderer Fokus liegt auf der Generierung von konkretem, objektiv messbarem Mehrwert durch die Optimierung von Prozessen.